U bent hier

E-facturen, zo werkt het

Je hoeft geen specialist te zijn om elektronisch te factureren

Vanaf 2017 verlaten we maximaal de papieren factuur en vragen onze leveranciers over te schakelen op e-facturen.

Zo werkt het

Je kunt op vandaag aan Eandis volgende formaten facturen toesturen:

  • EDI (Electronic Data Interchange)
    • via een eigen dienstverlener, gespecialiseerd in e-facturatie
    • via je eigen software naar de dienstverlener van Eandis
  • Pdf via e-mail
  • Papier naar onze postbus

Zo kun je Eandis facturen sturen

We hebben de mogelijkheden samengevat.


EDI via een eigen dienstverlener

Neem een dienstverlener onder de arm gespecialiseerd in elektronisch factureren. Die zorgt ervoor dat al jouw facturen in het juiste elektronische formaat worden omgezet en bij Eandis terecht komen.

Hoe ga je tewerk?

  1. Kies een facturatiedienstverlener.
  2. Vraag hem contact op te nemen met Basware, de dienstverlener van Eandis, en klaar.

Contactgegevens dienstverlener Eandis:
Basware - info.benelux@basware.com,
telefoon: +32 2 304 89 53.

jouw dienstverlener

Voordelen

  • geen investering in gespecialiseerde software
  • snel, eenvoudig, efficiënt, voordelig, milieuvriendelijk en goedkoper dan papier
  • gegarandeerde leesbaarheid, aflevering en bewaring van facturen
  • vermindert fouten en verlaagt kans op fraude.

Nadelen

  • dienstverlening met een beperkte kostprijs (vast bedrag of per factuur), maar lagere kosten in vergelijking met papier.

Opmerking

Het staat je vrij te werken met een dienstverlener van je eigen keuze. Informeer of die al een koppeling heeft met Basware, de facturatiedienstverlener van Eandis.

Kijk ook eens op www.efactuur.belgium.be.


EDI via je eigen software naar onze dienstverlener

Kun je gestructureerde databerichten vanuit je eigen boekhoudsoftware sturen? Dan kun je die rechtstreeks versturen naar de dienstverlener van Eandis.

Hoe ga je tewerk?

  1. Jouw EDI-berichten moeten aan een aantal basisvoorwaarden voldoen (zoals CENBII v2 Peppol BIS-formaat). Daarom neem  je best eerst contact op met Eandis om de violen te stemmen. Dat kan via ons contactformulier.
  2. Daarna volstaat het dat je contact opneemt met onze dienstverlener Basware en klaar.

dienstverlener eandis

Voordelen

  • snel, eenvoudig, efficiënt, voordelig, milieuvriendelijk en goedkoper dan papier
  • gegarandeerde leesbaarheid, aflevering en bewaring van facturen
  • vermindert fouten en verlaagt kans op fraude.

Nadelen

  • eenmalige (beperkte) kost om connectie op te zetten met onze dienstverlener.

Pdf-factuur via e-mail

Als je weinig facturen verzendt, verkies je misschien een e-mail met een pdf-factuur in bijlage. Dat is een makkelijke eerste stap om papieren facturen te verlaten. Maar écht elektronisch factureren is dat nog niet.

Pdf-facturen (net zoals papieren facturen) worden door Eandis ingescand en digitaal omgezet voor automatische verwerking. Daarom zijn er enkele vormelijke vereisten voor jouw mails en bijlagen.

Hoe ga je tewerk?

1. Verzendadres

Stuur je e-mails naar de mailbox(en) die je met Eandis hebt afgesproken.
Nog geen afspraken gemaakt? Ga dan naar ons contactformulier.

2. Factuur

Stuur maximaal één factuur per e-mail.
Stuur facturen enkel in pdf-formaat. Andere formaten (zoals Word of Excel) worden voor facturen niet aanvaard!
Elke e-mail mag slechts één pdf bevatten, namelijk de factuur.

3. Wat met bijlagen?

Bijlagen kun je in hetzelfde pdf-bestand opnemen, maar de factuur moet de eerste bladzijde van de pdf zijn, gevolgd door de bijlagen.

Factuur moet de eerste bladzijde van de PDF zijn

Als je bijlagen in een ander formaat (Word, Excel …) meestuurt, dan moet de pdf-factuur als eerste bestand in de e-mail zitten, zoals in het voorbeeld hieronder.

de PDF-factuur als eerste bestand in de e-mail zitten

de PDF-factuur als eerste bestand in de e-mail zitten

pdf via email

Voordelen

  • kost bijna niets (geen papier, omslag, postzegel)
  • sneller (en milieuvriendelijker) afgeleverd dan papieren factuur
  • vermindert fouten en verlaagt kans op fraude.

Nadelen

  • eigenlijk weinig verschil met een papieren factuur, jouw klanten moeten die vaak nog digitaal (laten) omzetten of manueel verwerken
  • wordt op termijn hoogstwaarschijnlijk niet meer aanvaard.

Papieren factuur via onze postbus

Je stuurt misschien niet zoveel facturen? Of je wil eerst nog de mogelijkheden van elektronisch factureren bestuderen? Dan kun je voorlopig aan Eandis nog een klassieke papieren factuur sturen.

Eandis zal papieren en pdf-facturen aanvaarden zolang de wetgeving dit toelaat. Op termijn is dat hoogstwaarschijnlijk een tijdelijk scenario.
 

Hoe ga je tewerk?

Stuur je papieren factuur naar de postbus(sen) die je van Eandis hebt doorgekregen.

Heb je hierover nog geen afspraken gemaakt? Ga dan naar ons contactformulier.

Nadelen

  • manuele verwerking
  • trager en duurder verzenden
  • mogelijk langere verwerkingstijden
  • meer kans op fouten of fraude
  • niet milieuvriendelijk.

TIP:  Papieren en pdf-facturen worden door Eandis digitaal omgezet voor automatische verwerking. Staan er meerdere bankrekeningnummers op de factuur, dan kiest het systeem automatisch het eerste. Wens je betaling op een bepaald bankrekeningnummer? Vermeldt dat dan als eerste op de factuur.

Delen op sociale media

Informatie over jouw adres?

  • Jouw distributiebeheerder
  • Klantenkantoren in je buurt
  • Jobs in je buurt
  • Meterstand doorgeven
  • Beschikbare premies
  • Nieuwe aansluiting aanvragen

Ga meteen aan de slag

Vraag het aan Eandis

Veelgestelde vragen