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Les factures électroniques, comment ça marche ?

Il ne faut pas être un spécialiste pour se mettre à la facturation électronique

Dès 2017, nous prévoyons d’abandonner le plus possible le papier et demandons à nos fournisseurs de passer aux factures électroniques.

Comment ça marche ?

Aujourd’hui, vous avez le choix entre plusieurs formats pour envoyer vos factures à Eandis :   

  • EDI (Electronic Data Interchange)
    •  via un fournisseur de services de votre choix, spécialisé en facturation électronique
    • via votre propre logiciel vers le fournisseur de services d’Eandis
  • Facture PDF envoyée par e-mail
  • Facture papier envoyée par la poste

 

Comment envoyer des factures à Eandis ?

Nous vous présentons ici toutes les possibilités.


EDI via un fournisseur de services propre

Trouvez-vous un fournisseur de services spécialisé dans la facturation électronique qui se chargera de convertir toutes vos factures dans le format adéquat et de les faire parvenir à Eandis.

Comment procéder ?

  1. Choisissez un fournisseur de services de facturation.
  2. Demandez-lui de prendre contact avec Basware, le fournisseur de services d’Eandis. Et c’est tout !

Coordonnées du fournisseur de services d’Eandis :
Basware - info.benelux@basware.com,
telefoon: +32 2 304 89 53.

Avantages

  • Pas d’investissement dans un logiciel spécialisé
  • Rapide, facile, efficace, avantageux, écologique et moins cher que le papier
  • Lisibilité, réception et conservation garanties des factures
  • Risque d’erreur et de fraude réduit

Inconvénients

  • Service payant (montant fixe ou par facture), mais toujours moins cher que le papier

Remarque

Vous pouvez choisir librement le fournisseur de services avec lequel vous souhaitez travailler. Renseignez-vous pour savoir s’il traite déjà avec Basware, le fournisseur de services de facturation d’Eandis.

Rendez-vous sur www.efacture.belgium.be pour en savoir plus.


EDI via votre propre logiciel vers notre fournisseur de services

Votre logiciel comptable vous permet d’envoyer des messages structurés ? Vous pouvez alors les envoyer directement au fournisseur de services d’Eandis.

Comment procéder ?

  1. Vos messages EDI doivent remplir plusieurs critères (comme le format CENBII v2 Peppol BIS). Prenez contact avec Eandis pour en savoir plus, en utilisant par exemple notre formulaire de contact.
  2. Il vous suffit ensuite de contacter notre fournisseur de services Basware, et c’est tout !

Avantages

  • Rapide, facile, efficace, avantageux, écologique et moins cher que le papier
  • Lisibilité, réception et conservation garanties des factures
  • Risque d’erreur et de fraude réduit.

Inconvénients

  • Coût unique (limité) pour établir le lien avec notre fournisseur de services

Facture PDF envoyée par e-mail

Si vous n’envoyez pas beaucoup de factures, vous préférerez peut-être l’option d’une facture PDF en pièce jointe d’un e-mail. Il s’agit d’une première étape facile pour abandonner le papier, bien qu’on ne puisse pas encore parler de « véritable » facturation électronique.

Les factures PDF (à l’instar des factures papier) sont scannées et converties au format numérique par Eandis, pour ensuite être traitées de manière automatique. Il faut donc que vos e-mails et pièces jointes répondent à certaines conditions.

Comment procéder ?

  1. Adresse d’envoi
  • Envoyez vos e-mails à la/aux mailbox(es) convenue(s) avec Eandis.
    Vous n’avez encore rien convenu ? Utilisez notre formulaire de contact.
  1. Facture
  • Un e-mail ne peut contenir qu’une seule facture.
  • Les factures ne peuvent être envoyées qu’au format PDF. Les autres formats (tels que Word ou Excel) ne sont pas acceptés pour les factures !
  • Chaque e-mail ne peut contenir qu’un document PDF (la facture en tant que telle).
  1. Et s’il y a des annexes ?
  • Les annexes peuvent être reprises dans le même document PDF, mais la facture doit se trouver sur la première page du document.

Facture PDF envoyée par e-mail

  • Si vous joignez à l’e-mail des annexes dans un autre format (Word, Excel, etc.), veillez à ce que la facture PDF soit le premier fichier dans l’e-mail, comme dans l’exemple ci-dessous.

Facture PDF envoyée par e-mail

Facture PDF envoyée par e-mail

Avantages

  • Ne coûte presque rien (pas de papier, d’enveloppe, de timbre)
  • Envoi plus rapide (et plus écologique) que le papier
  • Risque d’erreur et de fraude réduit

Inconvénients

  • Processus presque identique à une facture papier : les fichiers doivent souvent encore être convertis ou traités manuellement
  • Ne sera très probablement plus accepté à terme

Factures papier envoyées par la poste

Vous n’envoyez pas beaucoup de factures ? Ou bien vous prenez le temps d’examiner les différentes possibilités en termes de facturation électronique ? Vous pouvez temporairement continuer de nous envoyer des factures papier par la poste.

Eandis acceptera les factures papier et PDF tant que la législation le permet. Ces options ne sont donc que temporaires.

Comment procéder ?

Envoyez vos factures à l’adresse/aux adresses transmise(s) par Eandis.

Vous ne disposez pas encore de ces informations ? Utilisez notre formulaire de contact.

Inconvénients

  • Traitement manuel
  • Envoi plus lent et plus cher
  • Traitement plus long
  • Plus de risques d’erreur et de fraude
  • Peu écologique

CONSEIL :          Les factures papier et PDF sont scannées et converties par Eandis pour pouvoir ensuite être traitées de manière automatisée. Si plusieurs numéros de compte figurent sur la facture, le système choisira automatiquement le premier. Si vous désirez que le paiement soit fait sur un compte en particulier, mentionnez ce numéro de compte en premier.

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